Bonjour à tous et meilleurs vœux en ce premier jour de 2013!
 
Je vais commencer par m'excuser si jamais je ne poste pas au bon endroit, comme vous pourrez le lire par la suite je suis un peu novice...    
 
Je travaille depuis peu dans une petite entreprise qui a quelques soucis pour partager ses documents et communiquer entre les salariés dispatchés sur différents sites... Je pensais donc proposer d'utiliser Pandion qui permet une utilisation de messagerie instantanée avec un organigramme d'entreprise mais plusieurs problèmes semblent se poser: certains pc sont des mac, et il n’a y a pas de réseau dans l’entreprise, (pas même de connexion wifi) Du coup, de fil en aiguille je me suis demandé s’il ne vaudrait pas mieux créer un réseau mais alors là  à mes yeux c’est un peu comme la nuit noire dans un tunnel pour un aveugle : je ne maitrise pas du tout, n’ait aucune idée des manip, ni des coûts, ni de qui contacter ou si je pourrais m’en sortir seule…  
Pour une solution plus simple je m’interroge sur la possibilité d’utiliser Google Talk, mais je ne sais pas trop si c’est possible en entreprise (pour une dizaine de salariés), ni quelles sont les limites ou contraintes d’utilisation.  
 
Je vous remercie d’avoir pris le temps de lire ce post et remercie par avance ceux qui accepteront d’éclairer ma lanterne...
 
Emilie.

Salut,

Si je comprends bien, le besoin est : partager des documents entre utilisateurs localisés sur différents sites géographiques sans réseau d'entreprise ?

Donc, une première considération qui me viendrait à l'esprit serait : la messagerie instantanée n'est pas faite pour partager des documents entre plusieurs personnes en permanence. Elle est plutôt faite pour partager un contenu ponctuellement.

Compte tenu que l'entreprise semble très petite, j'en déduis qu'elle n'a pas ou peu d'argent à investir dans des systèmes informatiques (infra réseau par exemple), est-ce bien cela le contexte ?

Autre question : tous les utilisateurs on bien accès à Internet donc ?

Si tout doit passer par Internet (et c'est possible, et ça peut très bien marcher), tu peux regarder du côté des services hébergés gratuits (Google ? DropBox ?) qui proposent des espaces de stockages dans lesquels les utilisateurs peuvent partager des fichiers dans un espace commun.
Je ne saurais trop te conseiller de regarder de très près tout ce qui a attrait à la confidentialité : en clair, bien vérifier que les fichiers déposés soient cryptés, valider que les fichiers stockés restent bien la propriété exclusive de ton entreprise (certains hébergeurs ne garantissent pas du tout cela, un peu comme Facebook vis à vis du grand public, et cela peut être très dangereux, c'est typiquement le problème majeur des services on-cloud).

Je ne te donne pas de solution toute faite, mais déjà des pistes de reflexion  

Peux-tu donner le nbre de sites (en France ?) et le nbre de salariés pour chaque site ?

Bonjour Crzkwcz et merci pour ces pistes,
 
Il y a en effet deux choses: la volonté de faciliter les échanges entre les salariés qui pour le moment s'envoient des mails ou ont des difficultés à se joindre par téléphone.... Pour laquelle j'avais pensé à Pandion (mais pas possible car 2 mac dans l'entreprise) ou Pidgin (mais qui demande un serveur si j'ai bien compris) ou Google Talk qui pourrait être assez simple et pourrait peut-être suffire?
 
Et le second souci est l'absence de réseau car les documents ne sont pas partagés... Je me demandais donc comment créer un réseau (peut-être avant même d'utiliser une boite de messagerie instantanée pour pouvoir l’héberger sur le serveur..) Je n'ai aucune idées de la complexité de la tâche ni même des frais à prévoir...
 
Un vrai grand merci pour ces pistes esquissées car c'est vraiment très obscur pour moi mais ça semble incontournable pour la structure...  
 
Merci d'avoir pris le temps de me lire et de me répondre!

Bonjour ShonGail,
 
Il y a une structure mère qui compte une dizaine de salariés et 4 autres sites localisés à une centaine de km maxi autour de cette structure. Chacune de ces mini-structure compte 1 à 2 salariés qui sont eux aussi mobiles. Tous ont des pc portables, le souci étant que personne n'a vraiment de bureau ni de structure attachée. Les salariés gravitent sur les différentes structures, ce qui est souvent problématique pour se joindre par téléphone.
 
Merci pour ta question, en espérant avoir été plus précise.

Ce qu'il te faut, si je me base sur tes dires, c'est un serveur qui stocke vos fichiers sur votre site principal et un serveur VPN qui va permettre aux salariés à l'extérieur de se connecter au réseau du site principal et d'accéder au serveur de fichier comme s'ils étaient sur site.
Je te conseille de voir la mise en place avec un prestataire informatique.

Bonjour ShonGail,  
 
Cela semble être exactement ça! Concernant les prestataires informatique c'est justement ce qui me fait peur car la structure n'a pour le moment pas de budget pour, et n'a pas encore mesuré l'intérêt d'un tel dispositif... Je me demande donc à combien pourrait se chiffrer un tel investissement: tant en matériel que pour le coût du service du prestataire. De même, je me demande s'il est possible de simplement mettre en place un réseau ou s'il faudra former ou recruter un salarié pour l'administrer...  
 
Je m'excuse de poser autant de question mais ces notions sont vraiment floues pour moi, tout comme les prestataires de services ou réseaux les plus fiables, car il ne faudrait pas comme évoqué plus haut que je dirige l'entreprise vers un serveur non protégé...
 
Merci en tout cas pour toutes vos remarques qui sont vraiment constructives!

Ben tu peux tjs contacter des prestas, exposer ton problème et demander des devis.
Mis à part du temps, cela ne coûte rien.
 
Ensuite, pour les besoins que tu évoques, tu n'as pas besoin d'un salarié à temps plein. Si possible un contrat de maintenance afin d'avoir en cas de problème un support et des délais d'intervention.
 
Enfin, je ne sais pas quelle est ta place dans cette boite mais 0 budget = bricolage merdique = emmerdes pour le salarié assez idiot pour avoir accepté de s'occuper de "l'informatique".

J'aime beaucoup ton dernier conseil!
 
Disons que je voulais surtout éviter de faire des propositions irréalistes, savoir ce qui est possible de proposer avant de l’évoquer aux responsables. Je ne pense pas que je le mettrais en place personnellement, heureusement pour eux
 
Merci encore pour ces conseils et l'équation qui m'a bien fait rire!

C'est surtout qu'à l'heure actuelle tu n'as aucun suivi ou sauvegarde des données non ? En cas de pertes ça se chiffrerait à combien ?

Bonne question nebulios, je ne sais pas comment ils procèdent pour leurs sauvegardes, encore un point à élucider en effet... Et un argument plus que convainquant!

Réponse cet après-midi de la part de la direction, c'est trop cher...  
Utilisation de google docs préconisée ou à défaut de sharedoc...  
 
Après avoir déjà trop abusé de vos bons conseils...  
Connaissez vous un logiciel de partage de données peu cher mais qui pourrait être utilisé en toute sécurité en entreprise?
 
Bonne soirée à tous et encore merci.

Pourquoi tu veux forcer leur décision ?
Tu t'occupes officiellement de l'info ? A priori non puisque tu poses la question d'un salarié pour cela.

Pas que je veuilles pousser quoi que ce soit mais il n'y a pas d'informaticien dans l'entreprise et un besoin certain de partage de dossier se fait sentir de la part de tous... J'essaie donc de trouver une solution plutôt que de simplement grogner à cause d'un manque d'outils qui est au final chronophage... Rien à révolutionner mais tout à y gagner.

Ben si c'est chronophage et que ça nuit à l'activité, c'est à la direction de s'en rendre compte.
Vous pouvez tjs lui remonter l'info.
Je ne vois pas ce que tu as a gagner à passer du temps et te creuser la tête sur un problème de gestion d'entreprise qui n'est pas la tienne. Sans compter les problématiques qui vont en découler.
Si la direction ne veut pas investir dans ce qui est utile à l'activité, c'est sa responsabilité.
 
Mais c'est très bien de vouloir travailler gratos. Autant le faire dans une association qui n'a pas de moyen financier, non ?

 
Shongail, je vois ce que tu veux dire mais je te trouve peu compréhensif.
Le contexte est qu'il s'agit d'une toute petite entreprise, et dans ce cas c'est classique qu'il n'y ait ni d'informaticien, ni la volonté de la direction d'investir dans l'informatique vu uniquement comme un centre de cout.
Quand tu es au milieu de tout cela et que tu as des idées pour faire en sorte que tout le monde soit gagnant, le cas de Mimi, alors t'essaies un peu de te battre pour faire avancer la machine.
 
Donc oui Mimi, t'as raison de te battre, c'est comme ça qu'on arrive à faire avancer les choses, pas en restant chacun dans son coin en essayant rien du tout    
Dans l'immédiat, ça semble parti pour devoir faire avec des bouts de ficelles, mais à force de perséverance, je suis sur que les mentalités vont évoluer et que les dirigeants se rendront compte de l'intérêt de se doter de moyens plus professionnels  

Qui te dit qu'il n'y a pas d'argent ?
Je ne suis peut-être pas diplomate mais il faut aussi éviter d'être naïf.
Lorsque tu gères une activité professionnelle, tu mets les moyens nécessaire pour la mener.
Si, alors que tu as des salariés, tu ne peux pas investir dans un serveur de stockage et un serveur VPN, alors il est temps d'arrêter les frais.
Je crois qu'il existe par contre de nombreuse TPE/PME ou les directions préfèrent s'en mettre plein les fouilles et laisser leurs salariés se démerder pour mener l'activité autant que faire se peut.

10 salariés on est plus dans une toute petite TPE pour moi.
 
Et non les mentalités n'évolueront pas avec le temps, bien au contraire. Si l'informatique fonctionne avec des bouts de ficelle, pourquoi la direction irait donc investir dedans ? En général, le facteur qui font bouger les dirigeants, c'est le crash de l'informatique. Malheureusement dans ce cas-là la boîte coule généralement avec.

ShonGail, relis bien, je n'ai jamais dit "il n'y a pas d'argent"...    
 
 
J'ai juste dit :
"dans ce cas c'est classique qu'il n'y ait ni d'informaticien, ni la volonté de la direction d'investir dans l'informatique vu uniquement comme un centre de cout"
 
Que Mimi se fasse pigeonner, c'est une hypothèse, mais c'est un autre sujet et il est sans doute assez grand pour gérer seul cet aspect des choses.
 
En attendant, essayons de l'aider au lieu de discuter idéologie économique.  

 
Ben justement je tente de l'aider.
Ici le problème n'est pas technique donc je ne cause pas technique.
Surement que si Mimi allait voir son patron pour lui dire "attends avec des ordis récupérés dans les encombrants, des solutions open source et des procédures que je vais pondre sur mon ordi perso, je vais vous créer un système d'information", il serait capable de dire "oui".
Sauf que Mimi s'engage, va se prendre le choux et va tomber de haut car ne va y gagner aucune reconnaissance. D'autres ont testé avant elle ...

Perso je suis d'accord pour alerter une personne comme tu l'as bien fait, ce n'est pas le souci.
Ce que je défends comme idée c'est que, dans ce genre de cas, on peut à un moment donné dissocier son idéologie de la question technique.
Après, une fois que la personne est avertie de comment ça peut se passer pour elle et des "risques" qu'elle prends à agir dans ce sens, s'il n'est pas possible de traiter la question technique parceque ton idéologie t'en empêche, alors la discussion s'arrête là.

En fait, j'ai bien compris ta position car ton message a été très clair, et sans doute il le sera aussi pour toutes les personnes amenées à lire ton post, ok, pas de souci.
Mais après, on fait quoi ? Peut-on revenir à la question technique ?

Forcément, là il faudrait connaître le secteur d'activité de l'entreprise. Si c'est une boîte qui fait de la livraison à domicile ou même des ménages, forcément... par contre si c'est du commercial, ou de la TPE qui travaille en tant que sous-traitant en vente ou en production brute (même en menuiserie où l'utilisation de l'informatique pour les plans est un minimum), là l'infrastructure informatique existe déjà.
 
Mimi, 10 personnes dans l'entreprise, mais combien de PC/Mac en tout ? Et surtout géré par qui en cas de panne ?
Si en cas de panne c'est l'assembleur du coin qui dépanne, autant lui demander (oui certains assembleurs font aussi de l'informatique pour les TPE, fort non ? )
 
Ensuite Mimi tu t'y es probablement mal prise pour la proposition : toujours avoir plusieurs propositions très chère, et une (excellente) à un tarif raisonnable
Un exemple de "raisonnable" ? 19.99€/mois HT pour 500Go chez OVH, un NAS avec accès VPN, y compris compatible avec les pommes. Accessible de partout où il y a un accès à un internet, le login/mot de passe et le logiciel VPN qui vont avec. Zéro infrastructure à poser, full online.

C'est top le "Klaoude" mais suivant le débit de leur lien vers Internet (qui doit être une pauvre ADSL des familles), ils ont intérêt à bosser sur des .txt pas trop gros.
Sans compter que si le lien vient à tomber sur le site principal, plus de données sur lesquelles bosser.
Enfin OVH c'est bien mais y'a intérêt à pas oublier les sauvegardes. Les HDD passent leur temps à péter chez eux et j'ai compris pourquoi le jour où j'ai racké un serveur dans une de leur baie, la clim c'était ambiance tropique.
Et leur support fait pas dans la dentelle, faut le savoir.

C'est le principal problème de tout ce qui est mis en ligne, remarques  

D'un autre côté avoir tout en local mais que les autres sites de travail n'ont plus rien, c'est pratique aussi  

Je sais, j'ai postulé chez eux (postulé, pas travaillé... non mais oh, on ne mélange pas vie pro et conseils donnés à titre perso)

Externaliser ses données est opportun voir indispensable pour certaines structures arrivées à une certaine taille et prêtes à l’investissement en rapport.
 
Mais ici, cela ne me parait pas être le cas.
Il y a un seul site de 10 salariés. Après ce sont des nomades (4 à 8).
 
Après le choix peut quand même être fait de placer les données en datacenter mais pour l'apprécier il faut voir quelles sont les données en question (volumétrie générale, taille des fichiers de travail, trafic attendu, etc.) et dimensionner le lien vers Internet en rapport.
 
Parce que bosser sur des gros excel/word ou pire des fichiers images à 10 à travers une ligne ADSL, ça va leur faire tout bizarre.
Sans compter que lorsque le lien tombe, c'est bien la majorité des salariés qui n'accède plus aux données.
 
Alors dans une boite où on n'est pas prêt à investir dans un pauvre serveur de fichiers un ptit matos qui permet des connexions VPN, placer les données en datacenter, je sens le grand danger qui pointe son nez ...

Bonjour à tous et merci pour toute cette émulation.
 
Tout d'abord, j'ai totalement conscience que je ne suis pas informaticienne et je ne prétends aucunement l'être, heureusement pour eux.
 
Je me mêle certainement de ce qui ne me regarde pas mais je ne fais que synthétiser les mécontentements de chacun et essayer d'envisager une solution qui ne serait pas trop coûteuse pour l'entreprise et qui générerait du mieux être au travail pour chacun.  
 
Il ne s'agit pas d'une entreprise qui cherche le profit à tout prix, même si cela reste une entreprise... Naïve, mais pas que.... Il s'agit d'actions sociales auprès de public en difficulté, d'où le manque de moyen.
 
Concernant le parc informatique, il s'agit surtout d'un manque de prise en compte de l'importance d'un système plus performant, et plus sûr.
 
Une prise de conscience à été opérée hier malgré tout je pense, mais elle nécessite du temps. Il s'agissait déjà de faire passer l'idée, l'argument de l'absence de budget me parait donc le plus légitime... Et pourrait évoluer, en fonction de l'argumentaire et des différentes propositions présentées en fonction de leur coût respectif, des fonctionnalités, capacités de stockage (qui peu être très limitée car il ne s'agit que de documents texte ou excel...) et de la sûreté des protections.
Pour les macs il y a seulement les deux directeurs et la secrétaire qui en sont équipés, sinon, ce sont des pc portables...
 
En vous remerciant, pour vos remarques et suggestions qui m'ont vraiment été utiles, il va maintenant falloir que je compare les différentes offres évoquées et notamment sharedoc qui semble pas mal leur plaire... (Deux collègues ont elles aussi mis leur petit grain de sable, la machine semble sur le point de pouvoir avancer... douce naïveté ou espoir de plus d’efficacité)  
 
Merci à chacun de vous et bonne journée, avant le weekend!

Attention à plusieurs choses sur ce type de service :

- comme déjà évoqué, plus de lien internet, plus de documents. Il faut avoir au moins deux liens de technos différentes ou alors un seul mais avec GTR.
- les documents sont sur des espaces de stockage qui n'appartiennent pas à l'entreprise.
- le tarif est à la discrétion du presta. Aujourd'hui, il est de X€, particulièrement abordable, demain il peut passer à XXX€. Ca s'est déjà vu, c'est un business plan comme un autre.
- le tarif est tellement dérisoire que le prestataire peut aussi s'écrouler demain (le capital de cette société est de 4000€). Aurez-vous accès à vos docs alors pour les récupérer ?
- vu le capital de la boite, je ne suis pas sûr que l'infra derrière soit à niveau.

Merci vraiment ShonGail pour tous ces conseils et surtout ces points de vigilance car le but n'est vraiment pas que la situation devienne pire, car elle est pour le moment assez contraignante. En tout cas, ce sont autant d'arguments que je pourrais avancer pour les décider à opter pour une solution plus sûre et a priori plus pérenne.  
 
Merci encore!

Pour terminer et rester sur l'option que je conseille, se doter d'un serveur et d'un accès VPN, ca ne va pas chercher très loin niveau coût.
Un serveur entrée de gamme (RAID 1 2xSATA), chez Dell, garanti 3 ans sur site en J+1, avec onduleur et solution RD1000 pour la sauvegarde oscille entre 1800 et 2500€ suivant quelques bricoles et le système d'exploitation choisi (Windows Server 2012 Foundation limité à 15 utilisateurs ou un Windows 2012 complet que je préfère).
Ce matériel peut même prendre en charge l'accès VPN si votre routeur n'est pas apte à le faire.

Après y'a la presta d'installation. Une journée doit suffire.

Merci beaucoup pour toutes ces précisions car pour tout avouer cette recherche d'informations me demande beaucoup de temps car je découvre les termes au fur et à mesure mais c'est en tout cas très formateur par les conseils que vous m'avez apporté. Merci encore pour le temps et l'attention que vous avez consacré.

Par rapport à la structure, je m'étais basé sur :

Par rapport à la solution d'OVH que j'ai indiqué, c'est vraiment le bas de gamme, et comme tu l'indiques discrètement ils sont coutumiers du fait d'augmenter ses tarifs comme ils l'ont fait pour leur partie ADSL, ou de supprimer certains services comme le webDAV installé d'origine pourtant pratique pour certains clients (clients qui sont obligé donc de prendre un dédié et de faire eux-même l'installation d'un webDAV, simple )
 
Pour une installation en local, où là le coût sera différent mais amorti dans le temps, la solution de ShonGail reste la mieux dès que l'on atteint une taille importante (en volume de données). A cela j'ajouterais de voir aussi par rapport à la sauvegarde la présence ou non d'une armoire forte/anti-feu/anti-eau ou même d'une simple "boîte" anti-feu/anti-eau. Pas mal de boîtes font l'impasse dessus, laissent leurs sauvegardes à côté du serveur, et en cas d'incendie ou d'inondation je vous laisse imaginer la suite...
Il reste surtout à savoir comment cela se passe en cas de panne, car là aussi le presta est sûrement déjà tout trouvé. A voir avec lui/eux s'il propose quelque chose d'abordable, avec une bonne garantie matériel, voire de la prestation de maintenance et l'installation !

Dernier épisode de ce feuilleton informatique:
 
On me demande de tester Sharedoc avec son abonnement gratuit pendant un mois...
 
Avez-vous déjà utilisé cet outil? Avez-vous déjà cerné des points de vigilance ou au contraire avez-vous une vision positive de cette offre?
 
Bonne journée à vous tous et encore MERCI!!