Bonjour,
 
Pour la réception de nos mails, nous utilisons actuellement un service hébergé chez Microsoft fourni dans notre abonnement Office 365, nous y accédons via Outlook 2013. Ce système est relativement stable et jusqu'à présent dans le cadre d'un usage traditionnel, nous n'avons pas à nous en plaindre.  
 
Nous avons un service clientèle qui comporte une quinzaine de personnes. Jusqu'à présent, ces personnes étaient reparties en petites équipes spécialisées de 2 à 3 personnes par produits (abonnement, produits informatiques, libraires, etc.) Nous avons au final 8 boîtes mails partagées pour le seul service clientèle. Les équipes étant réduite, nous avons créés une boîte mail partagée par spécialisation. Ces boîtes mails étant accédées par peu de personnes simultanément, il n'y avait pas de problèmes pour la gestion des mails qui y arrivent.
 
Le responsable de ce service a décidé de ne plus spécialiser les membres de son équipe et veut que tous aient accès à toutes les boîtes. Aucun problème pour les accès, pour le travail quotidien c'est loin d'être aussi simple. Vu le nombre de personne et de boîte à synchroniser il arrive fréquemment qu'un mail soit traité plusieurs fois. Vu le nombre de boîtes à synchroniser sur chaque poste, ils n'ont pas une vue en temps réel sur la gestion des courriers électroniques.  
 
Je pense que Outlook n'est pas conçu pour ça.  
 
Connaissez-vous d'autres produits pouvant se connecter à O365 pouvant répondre à ces besoins?  
 
Idéalement: la réception/envoi d'emails, le classement et l'indexation pour faciliter les recherche.  
 
merci d'avance pour votre aide et vos conseils.  
 
 

HEllo,
 
Si tu travailles en "mode en ligne", ça désactive le cache outlook.
Tu deviens ensuite, vraiment dépendant de ta connexion internet en revanche.
tu peux aussi travailler en OWA.

je pense plutot qu'utiliser un boite au lettre pour 15 personnes pour le travail ce n'est pas génial...
quand tout le monde fait tout personne ne fait rien.
Ton problème c'est plus un probléme d'organisation.
les personnes se créé un répertoire dans la boite et quand ils veulent traiter le message ils le mettent dans leur répertoire.

Oui, d'expérience les boites partagées ce n'est pas génial.
 
Les messages tombent dans le pot commun, mais personne ne sait qui a lu / traité chaque message.
Ça demande beaucoup de rigueur dans son utilisation (rarement compatible avec les utilisateurs).
 
Je préfère largement les listes de diffusions.
On garde un point d'entrée unique pour chaque "entité" mais chacun gère les mails qui lui parviennent.
 
L'inconvénient, c'est que dans l'autre sens, tu n'as pas un adresse unique quand une personne de cette entité te répond.
Du coup si les gens ne font pas répondre à tous, des destinataires peuvent être perdus.

 
On parle de plusieurs dizaine de milliers d'emails. Nous avons déjà essayé et lorsqu'ils font une recherche, ça prend trop longtemps. Ils sont obtus et ne veulent pas entendre que Outlook n'est pas fait pour ça.  
 
Je tente de les orienter vers une solution de gestion de flux d'emails adapté, mais le budget les rebutes. Ils préfèrent rester comme ça et se plaindre. http://www.akio.fr/produits/akio-mail-center/  

Entièrement d'accord sur ce point.  Les problèmes étaient déjà présents quand les boîtes n'étaient accédées que par 2 ou 3 personnes en simultané mais vu qu'il s'agissait d'équipes restreintes ils étaient moins visibles. Je ne comprends pas leur raisonnement.

 
Le problème est le même que dans ma situation. On ne sait pas avant d'avoir vu la réponse si un mail a déjà été traité.  
Ajoutons à ça que si le client voit une adresse personnelle, il a tendance à s'y accrocher pour avoir toujours le même interlocuteur.

Là c'est un autre problème.
Ça veut dire que le mail n'est pas le bon canal de communication.
 
Si ce sont des demandes standard, il faut un outil de ticketing.
 
Il ne fait pas oublier que le mail n'est que l'équivalent du courrier de La Poste version électronique. Le but et l'usage est le même.
 
Si on pousse la réflexion on a :
- La Poste = emails
- dialoguer de vive voix = telephone ou messagerie instantanée
- demande (au sens demande d'actiom formelle) = ticketing
- déclaration d'incident = ticketing
...
 
Je pousse volontairement le trait, tout ça pour dire que le mail n'est pas la réponse a tous les besoins.

Je ne connais pas office 365.
 
Mais plutôt que de créer des objets de type "Mailbox" ... Pourquoi ne pas en créer une, et ajouter comme alias, le nom de toutes les autres de boite ? C'est possible en Office 365 ?
 
De cette façon, déjà, tu n'auras qu'une synchro ... Ca reste pas top, mais quand même mieux non ?